Pautas para enviar e-mails

Es fundamental realizar diversas acciones de comunicación para tratar de fidelizar a nuestros clientes o atraer a posibles compradores hacia nuestra web. Uno de los métodos más efectivos sigue siendo el envío de correos electrónicos, pero tenemos que tener cuidado en la forma en que los mandamos para evitar "correo basura". 

Los correos electrónicos tienen tres campos, «Para», «CC» y «CCO» y cada uno sirve para una cosa. En el «Para» se colocarán todas las direcciones a las que se quiere enviar el correo pero solo para aquellas personas de la que se espera una respuesta, pensado siempre en que se va ha enviar el correo a más de una persona. En el «CC» o copia se colocan las direcciones que tienen que estar informadas pero que no se requiere de una contestación. Por ultimo, el «CCO» o copia oculta, se usa cuando se necesita ocultar la dirección a la que se envía.

El campo "asunto" es muy importante, pese a que se suele obviar. Todos los emails tienen que tener un asunto que explique sobre qué trata el correo. Esto facilitara por un lado que el receptor sepa de qué va el correo y, más importante aún, que pasado un tiempo le resulte sencillo volver a identificarlo usando simplemente el asunto. Por otro lado, el asunto es uno de los campos que los filtros antispam más tienen en cuenta, por lo que es importante cuidar su redacción y sobre todo NO USAR LAS MAYÚSCULAS, ya que será sospecho para el filtro ANTISPAM de los distintos servidores, pues no debemos olvidar que un e-mail puede pasar por varios servidores distintos (con configuraciones diferentes) antes de llegar a su destino.

 Ser breve y dar un amplio contexto al mensaje. Para que se lea y se entienda, es preferible usar oraciones cortas y precisas. Si el mensaje es largo, divídirlo en muchos párrafos para que sea más fácil de leer. Un texto preciso, bien estructurado, ayuda a evitar malentendidos o confusiones. Se puede enviar un mensaje a otros usuarios rápida y fácilmente. Utiliza lenguaje apropiado y evita el humor, el sarcasmo y los insultos fuera de lugar. Para beneficiar a los destinatarios profesionales, es útil comenzar un mensaje con una de las siguientes frases;

•  Para su información
•  Para su aprobación
•  Seguimiento

Si se deben adjuntar documentos al mensaje, ten en cuenta los destinatarios. Es posible que el destinatario de un archivo adjunto no tenga el software para leerlo. Asegúrate de que el archivo esté guardado en un formato que la mayoría de los software actuales puedan leer. (por ej. .rtf en vez de .doc). Además, tener en cuenta el tamaño del adjunto. Cuanto más grande sea el archivo, se necesitará más tiempo para enviar y recibir. Un archivo enorme podría ser bloqueado por el servidor de correo electrónico remoto o saturar la casilla de entrada del destinatario, evitando la recepción de otros mensajes. Utiliza las herramientas de compresión/descompresión (como ZIP) para reducir el tamaño de estos archivos.

Antes de enviar un mensaje que supuestamente tiene un adjunto, asegúrate de que tenga el adjunto!  

Evita usar letras mayúsculas. El texto escrito en mayúscula es difícil de leer. Es más, usar palabras en letras mayúsculas en Internet sugiere que está expresando emociones fuertes (tales como alegría o enojo), lo que puede no ser bien visto por el destinatario. Para enfatizar un término, escríbelo entre comillas.   

Antes de enviar un mensaje, tómete el tiempo para volver a leerlo. Trata de corregir los errores tipográficos o de lengua. El estilo del mensaje refleja la imagen del remitente. 

Os proponemos una lista de mensajes estandar de sensibilización ambiental para adjuntar al pie, junto a la firma, en correos electrónicos para concienciar sobre el ahorro de papel.

• Cuidemos el Medio Ambiente, por favor, no imprima este correo electrónico si no es necesario.
• Antes de imprimir este e-mail piense bien si es necesario hacerlo.
• Evita imprimir este mensaje si no es estrictamente necesario. De esta manera ahorras agua, energía y recursos forestales.
• Antes de imprimir piense bien si es necesario hacerlo. Si lo hace utilice en papel reutilizado que esté impreso por la otra cara.
• Cuando imprima este correo, no olvide reciclarlo. Porque el papel es el soporte natural, renovable y reciclable de lo más humano: la palabra.

 

También se suele añadir un texto para cuando recojamos datos de carácter personal:

La información que pueda contener este mensaje, así como su(s) archivo(s) adjunto(s) es totalmente confidencial y va dirigida única y exclusivamente a su destinatario. Si usted lee este mensaje y no es el destinatario señalado, o la persona responsable de entregar el mensaje al destinatario, o ha recibido esta comunicación por error, le recordamos que está prohibida, y puede ser ilegal, cualquier divulgación, distribución o reproducción de esta comunicación, y le rogamos que nos lo notifique inmediatamente y nos devuelva el mensaje original a la dirección arriba mencionada. Gracias.