Los objetivos aquí son :
- reducir el tiempo de transporte de los documentos entre los despachos
- eliminar al máximo las tareas sin valor añadida
- eliminar las tareas que son reproducidas dos veces
Podemos intentar adaptar los 7 desperdicios al Lean Office :
- Sobreproducción : sobreproducción de documentos y de datos
- Transporte : los transportes de documentos y expedientes
- Tiempo de espera : los plazos administrativos y tiempo de espera antes de tratar el expediente
- Sobre-procesamiento o procesos inapropiados : las tareas inutiles, las dobles verificaciones, las copias mutiles de documentos
- Exceso de inventario : los stocks en proceso de expedientes inutiles
- Defectos : los retoques documentales
- Movimientos innecesarios : movimientos innecesarios de un piso a un otro, de un despacho a un otro…
Sin embargo, antes de empezar el Lean en las oficinas, es importante poner en valor las 5S que permiten tener un entorno de trabajo limpio y organizado que facilita la ejecución eficiente de las tareas.
El método de las 5S, así denominado por la primera letra del nombre que en japonés designa cada una de sus cinco etapas, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples.
Se inició en Toyota en los años 1960 con el objetivo de lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente para lograr una mayor productividad y un mejor entorno laboral. Actualmente hacen parte de los sistemas de producción más utilizados, Lean Manufacturing, TPM, Monozukuri, Sistema de producción Toyota, siendo una de las herramientas más utilizadas en conjunto con el Kaizen.
Las 5S han tenido una amplia difusión y son numerosas las organizaciones de diversa índole que lo utilizan, tales como: empresas industriales, empresas de servicios, hospitales, centros educativos o asociaciones.
La integración de las 5S satisface múltiples objetivos. Cada 'S' tiene un objetivo particular:
Por otra parte, la metodología pretende:
- Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.
- Reducir gastos de tiempo y energía.
- Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.
- Mejorar la calidad de la producción.
- Mejorar la seguridad en el trabajo.
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